Eine gemeinsame digitale Arbeitsumgebung

Die überaus-Plattform – ein Tool für digitale Zusammenarbeit

Wir verweisen Jugendberufsagenturen daher auch auf das Plattform-Angebot der Fachstelle für Übergänge in Ausbildung und Beruf (überaus). Die überaus-Plattform bietet eine digitale Arbeitsumgebung, die die organisationsübergreifende Zusammenarbeit in Jugendberufsagenturen erleichtern kann. Fach- und Führungskräfte einer Jugendberufsagentur können über die Plattform miteinander kommunizieren und Dateien oder Informationen teilen – unabhängig von ihrer institutionellen Zugehörigkeit sowie zeitlicher oder räumlicher Trennung. Dafür bietet die Plattform verschiedene Funktionen, beispielsweise:

• Die Dateiablage – Dateien zentral abspeichern und bearbeiten, auch gemeinsam und gleichzeitig.
• Die Videokonferenz – Ortsungebunden gemeinsam Besprechungen durchführen.
• Das interne Nachrichtensystem – Ähnlich wie ein E-Mail-System.
• Die Pinnwand – Informationen am "Schwarze Brett" für alle sichtbar machen.
• Das Forum – Miteinander Fragen klären und Themen diskutieren.

Zudem nutzen wir die überaus-Plattform selbst im Rahmen unseres eigenen Arbeitsalltags aus den folgenden Gründen:

• Die Nutzung ist kostenfrei.
• Die Gruppen und Arbeitsräume können leicht gegründet und exklusiv verwendet werden – denn man kann selbst steuern, wer der eigenen Gruppe beitreten kann.
• Die Funktionen sind webbasiert, kommen also ohne die Installation zusätzlicher Software aus.
• Die Plattform liegt auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland.
• Die Datenverarbeitung entspricht den gesetzlichen Datenschutzvorschriften und folgt dem Grundsatz der Datensparsamkeit. (Mehr Infos zum Datenschutz)

Einsatzmöglichkeiten der Plattform für Jugendberufsagenturen

Die überaus-Plattform ermöglicht die Gründung von eigenen Gruppen, in denen eine Jugendberufsagentur exklusiv zusammenarbeiten kann – Wer in die Gruppe eintreten und damit die dort abgelegten Arbeitsdokumente und Funktionen nutzen kann, entscheiden die Gruppengründerinnen und -gründer nämlich selbst (Mehr Informationen zur Gruppengründung finden Sie im Leitfaden am Ende dieses Beitrags). Vor allem eignet sich die Plattform für die allgemeine Arbeitsorganisation innerhalb der Jugendberufsagentur und für die Zusammenarbeit in Steuerungsgruppen oder Lenkungskreisen. Beispielsweise kann die Plattform folgendermaßen eingesetzt werden:

• Als gemeinsamer Ablageort für Dokumente
  Innerhalb der Gruppe steht eine gemeinsame Dateiablage, ähnlich einem Windows-Explorer-Laufwerk auf dem Computer, zur Verfügung. Darin können Dateien (beispielsweise Word- oder Excel-Dateien, PDFs, Bilder oder Videos) zentral gespeichert und aktuell gehalten werden. Dokumente zu gemeinsamen Arbeitsprozessen oder Schnittstellenpapiere können so für alle zentral hinterlegt und auch von zukünftigen Team-Mitgliedern leicht nachvollzogen werden.
  
• Zur tagesaktuellen Planung der Belegung von Besprechungsräumen
  Auch dafür bietet sich die Dateiablage an. Denn man kann in der Dateiablage nicht nur Dateien hochladen, sondern diese auch selbst erstellen und "live" innerhalb der Plattform bearbeiten. Es ist also möglich einen Belegungsplan direkt auf der Plattform zu pflegen, aus dem immer für alle direkt ersichtlich ist, wer wann einen Raum verwendet.
• Zum gemeinsamen Ausarbeiten von Projektskizzen
  Die Plattform ermöglicht die gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung von Dateien. Dadurch kann die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, zum Beispiel an Projektskizzen, erleichtert werden, da es nicht nötig ist, verschiedene Überarbeitungsstände per E-Mail hin und her zu senden. Es ist aber natürlich trotzdem möglich, Dateien auf den eigenen Computer herunterzuladen.
• Für die Durchführung gemeinsamer digitaler Besprechungen
  Das Videokonferenzsystem "BigBlueButton" ist in die Plattform integriert. So können Besprechungen auch über räumliche Distanzen hinweg einfach per Videoschalte durchgeführt werden. Es ist auch möglich Personen, die nicht auf der Plattform registriert sind, für einen begrenzen Zeitraum in die Konferenz einzuladen.

• Für den Überblick über gemeinsame Besprechungen und zur Terminfindung
  In einem gemeinsamen Kalender, ähnlich einem Outlook-Kalender, können anstehende (Serien-)Termine gepflegt und der Überblick darüber behalten werden. Wenn es darum geht einen Termin für eine Besprechung auszumachen, ist die "Terminabfrage"-Funktion nützlich.
• Zur Verbreitung allgemein relevanter Informationen unter den Beteiligten
  Die Plattform hält mehrere Funktionen bereit, um Informationen im Team schnell und gezielt zu teilen. Über ein internes Nachrichtensystem kann man eine Art E-Mail an die Beteiligten versenden. Oder man kann Beiträge auf der Gruppen-Pinnwand verfassen, die dann für alle Gruppen-Mitglieder sichtbar sind. Zudem gibt es die Möglichkeit ein Forum oder ein Wiki anzulegen.

Hilfestellung für die Nutzung der Plattform

Als Servicestelle Jugendberufsagenturen haben wir am 23. März und am 5. Mai 2022 jeweils einen Workshop für Jugendberufsagenturen veranstaltet, in dem wir einen Überblick über die Plattform und ihre Funktionen gegeben haben. Zudem hat in diesem Rahmen Marcel Lehmann, Koordinator der Jugendberufsagentur Köln, den Workshop-Teilnehmenden in einem kurzen Beitrag berichtet, wie die Jugendberufsagentur Köln seit fast drei Jahren die Plattform für die Organisation gemeinsame Arbeit verwendet. "Die Nutzung ist keine Raketenwissenschaft, wir nutzen vor allem die Ordner, um Dateien zentral abzulegen, auch Medien wie Werbematerialien oder Flyer und unseren Bürobelegungsplan. Personenbezogene Daten landen aber nicht auf der Plattform, das ist tabu und da achte ich als Koordinator auch drauf.", so Marcel Lehmann.

Im Nachgang zu dem Workshop haben wir einen kurzen Leitfaden erarbeitet, den Sie hier herunterladen können: